ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ
1. Správce osobních údajů
Správcem osobních údajů je společnost Animo Bohemia s.r.o., IČO 26127857, se sídlem F. X. Procházky 31/8, Brandýs nad Labem.
Společnost provozuje webové stránky AnimoBohemia.cz a ElektroAnimo.cz a vystupuje jako správce osobních údajů ve smyslu Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR).
V případě dotazů týkajících se ochrany osobních údajů nás můžete kontaktovat na:
E-mail: info@animobohemia.cz
2. Jaké údaje zpracováváme
Zpracováváme zejména údaje, které nám sami poskytnete při:
- odeslání poptávky,
- uzavření smlouvy,
- komunikaci e-mailem,
- telefonické komunikaci,
- osobních jednáních,
- online schůzkách,
- servisních požadavcích,
- odběru newsletteru.
Jedná se zejména o:
- jméno a příjmení,
- název společnosti nebo SVJ,
- IČO,
- e-mailovou adresu,
- telefonní číslo,
- fakturační údaje,
- adresu sídla,
- adresu realizace,
- obsah komunikace související s poptávkou nebo zakázkou,
- technické informace týkající se realizovaného díla.
3. Účely a právní důvody zpracování
Osobní údaje zpracováváme za účelem:
Plnění smlouvy a realizace zakázky
Zpracování je nezbytné pro:
- tvorbu nabídek,
- uzavírání smluv,
- realizaci zakázek,
- poskytování servisu,
- řešení reklamací,
- komunikaci se zákazníkem,
- správu klientské zóny.
Právním důvodem je plnění smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR.
Plnění zákonných povinností
Zpracováváme údaje potřebné zejména pro:
- účetnictví,
- daňovou evidenci,
- archivaci dokladů,
- splnění dalších zákonných povinností.
Právním důvodem je splnění právní povinnosti podle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR.
Oprávněné zájmy společnosti
Na základě oprávněného zájmu zpracováváme údaje za účelem:
- řízení obchodních vztahů,
- evidence komunikace,
- ochrany právních nároků,
- řešení servisních a reklamačních případů,
- prevence sporů a nedorozumění,
- zvyšování kvality poskytovaných služeb,
- interní organizace a řízení zakázek.
Právním důvodem je oprávněný zájem podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.
Marketingová komunikace
Stávajícím zákazníkům můžeme zasílat odborné informace, novinky a související nabídky vycházející z našeho oprávněného zájmu.
Osobám, které nejsou našimi zákazníky, zasíláme obchodní sdělení pouze na základě jejich souhlasu.
Souhlas lze kdykoliv odvolat.
4. Fotografická a video dokumentace
V průběhu zaměření, výroby, montáže, servisu a dalších činností mohou být pořizovány fotografie a videozáznamy týkající se:
- stavební připravenosti,
- technického stavu objektu,
- průběhu realizace,
- konstrukčních detailů,
- dokončeného díla.
Tyto materiály slouží zejména pro:
- zpracování nabídky,
- technickou přípravu výroby,
- koordinaci montáže,
- servisní a reklamační řízení,
- dokumentaci provedeného díla,
- vzdělávání zaměstnanců,
- prezentaci realizovaných zakázek.
Při zveřejnění materiálů je vždy dbáno na přiměřenou ochranu soukromí dotčených osob.
5. Záznam a přepis obchodní a technické komunikace
Za účelem vytvoření přesných zápisů, zajištění návaznosti komunikace, ochrany práv zákazníka i společnosti a zvyšování kvality poskytovaných služeb mohou být telefonické hovory, online schůzky, technická jednání a obchodní konzultace zaznamenávány a automaticky převáděny do textové podoby.
Záznamy a přepisy slouží zejména pro:
- tvorbu zápisů ze schůzek,
- zpracování obchodních nabídek,
- zpracování technických návrhů,
- řízení zakázek,
- servisní podporu,
- předcházení nedorozuměním,
- interní školení zaměstnanců.
Právním základem zpracování je oprávněný zájem správce podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.
6. Využití nástrojů umělé inteligence
Pro efektivnější zpracování komunikace, dokumentů, obchodních podkladů a interní administrativy může společnost využívat nástroje založené na umělé inteligenci.
Tyto nástroje mohou být využívány zejména pro:
- přepis hlasové komunikace,
- tvorbu zápisů ze schůzek,
- klasifikaci a organizaci informací,
- přípravu návrhů dokumentů,
- vyhledávání informací v interních datech,
- zpracování zákaznických požadavků.
Při využívání těchto nástrojů dbáme na ochranu osobních údajů a využíváme pouze poskytovatele, kteří poskytují odpovídající úroveň zabezpečení a ochrany dat.
7. Komu mohou být údaje zpřístupněny
K údajům mají přístup pouze oprávnění zaměstnanci a smluvní partneři společnosti.
Dále mohou být osobní údaje zpracovávány poskytovateli:
- webových služeb,
- CRM a ERP systémů,
- cloudových služeb,
- účetních systémů,
- komunikačních nástrojů,
- služeb automatizace a analýzy dat,
- nástrojů pro zpracování obchodní a technické dokumentace.
Všichni zpracovatelé jsou smluvně zavázáni k ochraně osobních údajů.
8. Doba uchování údajů
Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou pro splnění účelu jejich zpracování.
U zákaznické komunikace a dokumentace může být doba uchování delší vzhledem k charakteru poskytovaných služeb, záručních plnění, servisních zásahů a dlouhodobé správě realizovaných systémů.
Účetní a daňové doklady uchováváme po dobu stanovenou právními předpisy.
9. Cookies
Na našich webových stránkách používáme cookies za účelem:
- zajištění správné funkčnosti webu,
- měření návštěvnosti,
- vyhodnocování výkonu webových stránek,
- zlepšování uživatelského prostředí.
Marketingové a reklamní cookies používáme pouze v rozsahu odpovídajícím nastavení návštěvníka.
10. Zabezpečení osobních údajů
Osobní údaje chráníme prostřednictvím vhodných technických a organizačních opatření.
Využíváme zejména:
- zabezpečené cloudové služby,
- řízení přístupových oprávnění,
- vícefaktorové ověřování,
- šifrovanou komunikaci,
- pravidelné aktualizace používaných systémů.
11. Vaše práva
Máte právo:
- požadovat přístup ke svým údajům,
- požadovat opravu nepřesných údajů,
- požadovat omezení zpracování,
- vznést námitku proti zpracování,
- požadovat výmaz údajů tam, kde to právní předpisy umožňují,
- požadovat přenositelnost údajů,
- podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.
12. Kontakt
V případě dotazů týkajících se ochrany osobních údajů nás můžete kontaktovat:
Animo Bohemia s.r.o.
E-mail: info@animobohemia.cz
Tyto zásady ochrany osobních údajů jsou průběžně aktualizovány tak, aby odpovídaly platné legislativě, používaným technologiím a poskytovaným službám.